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Dans notre série « Happy Customer Little Stories », nous partageons les réussites de nos clients grâce à Armony Solution. Aujourd’hui, nous mettons en lumière un projet ambitieux où nous avons aidé un client à optimiser son workflow de facturation dans son système ERP IFS. En combinant automatisation, sécurité et efficacité, nous avons transformé un processus complexe en une solution fluide et robuste !
Le besoin du client
Notre client, une entreprise utilisant le système ERP IFS, avait besoin d’optimiser son processus de facturation en automatisant un workflow spécifique. Ce workflow devait être déclenché lors de l’émission d’une facture et inclure :
- L’envoi automatique d’un email au fournisseur.
- La mise à disposition de documents pertinents pour le fournisseur.
- L’importation de documents externes à IFS.
Le client souhaitait que ce workflow se déclenche uniquement lors de l’impression définitive de la facture pour éviter les erreurs et les envois intempestifs de notifications lors de simples prévisualisations.
Les défis rencontrés
Lors de l’implémentation initiale, le client a rencontré plusieurs défis techniques :
- Distinction entre Prévisualisation et Impression Définitive : Le système IFS ne faisait pas de distinction claire entre la prévisualisation d’une facture et sa génération finale. Cela posait un problème pour déclencher le workflow exactement au bon moment.
- Gestion des Documents : Assurer que les documents pertinents soient disponibles et correctement associés au moment de l’impression définitive nécessitait une solution robuste et intégrée.
- Automatisation et Sécurité : Automatiser le processus tout en garantissant que seules les factures définitives déclenchent le workflow pour éviter des actions non souhaitées.
La solution apportée par oOTARY
Grâce à notre suite logicielle Armony Solution, nous avons pu offrir une solution complète et intégrée pour répondre aux besoins de notre client.
- Analyse du Statut de l’Impression : Nous avons utilisé les modules Report et Data pour analyser le statut de l’impression des factures. En distinguant clairement la prévisualisation de l’impression définitive, nous avons pu déclencher le workflow de manière précise et fiable uniquement lors de l’impression définitive.
- Envoi Automatique d’Emails : Le module Web d’Armony Solution a été configuré pour envoyer automatiquement un email au fournisseur lors de l’impression définitive de la facture. Cet email inclut tous les documents nécessaires, garantissant que le fournisseur dispose des informations pertinentes sans délai.
- Mise à Disposition des Documents : Nous avons intégré un système de gestion documentaire qui permet d’importer et d’associer des documents externes à IFS. Ainsi, lors de l’impression définitive, tous les documents nécessaires sont automatiquement mis à disposition du fournisseur via le workflow.
- Optimisation de l’ERP IFS : En utilisant les capacités de notre solution Armony, nous avons pu étendre les fonctionnalités d’IFS sans recourir à des développements lourds ou coûteux. Cela a permis une intégration fluide et transparente avec le système existant du client.
Les résultats
L’implémentation de cette solution a apporté plusieurs bénéfices clés pour notre client :
- Gain de Temps : Automatisation du processus de facturation, réduisant le temps nécessaire pour gérer manuellement les envois d’emails et la distribution de documents.
- Réduction des Erreurs : Élimination des envois d’emails intempestifs et des erreurs liées à la manipulation manuelle des documents.
- Efficacité Opérationnelle : Simplification et accélération du workflow de facturation, permettant au personnel de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Satisfaction Accrue : Amélioration de la satisfaction des fournisseurs grâce à une communication plus rapide et plus précise.
Grâce à Armony Solution, notre client a pu transformer un processus de facturation complexe et inefficace en un workflow automatisé, précis et sécurisé. En utilisant les modules Report, Web et Data, nous avons non seulement surmonté les défis techniques mais également amélioré l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des utilisateurs.
Cette réussite témoigne de notre engagement à fournir des solutions innovantes et adaptées aux besoins spécifiques de nos clients, démontrant une fois de plus la puissance et la flexibilité d’Armony Solution. Avec notre expertise, nous continuons à aider les entreprises à optimiser leurs processus métiers, garantissant des gains de temps et une amélioration significative des performances.
