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Dans notre série « Happy Customer Success Stories », nous mettons en lumière les réussites de nos clients avec Armony Solution. Aujourd’hui, nous vous présentons un cas client qui illustre comment nous avons relevé un défi concret pour l’océrisation* des notes de frais et calculer automatiquement les indemnités kilométriques.
*L’océrisation (OCR), ou encore la Reconnaissance Optique de Caractères, est un processus informatique permettant d’extraire des données des documents grâce à la reconnaissance des caractères.
Sommaire
Le contexte du projet
Notre client disposait initialement d’un processus de saisie manuelle des notes de frais, qui représentait une grande perte de temps pour l’ensemble des collaborateurs. L’entreprise voulait donc mettre en place un outil d’automatisation permettant aux employés de créer rapidement leurs notes de frais à partir de photos, tout en gérant automatiquement le calcul des indemnités kilométriques.
Il souhaitait également intégrer une connexion à l’API de ViaMichelin, afin de récupérer les informations nécessaires au calcul des indemnités kilométriques en fonction des adresses renseignées.
La solution apportée par Armony Solution
La solution apportée par Armony Solution
Afin de répondre à ces besoins, nous avons utilisé les modules Armony Report, Armony Data, Armony Forms puis Armony Web. Pour ce faire, nous avons créé un lancement du traitement depuis IFS, ouvert une interface Armony « choix du type de frais », permis la visualisation des résultats avant injection, puis développé une injection automatique dans IFS et le chargement dans le GED IFS.
Alors concrètement, en étapes ça donne quoi ?
- Lancement du traitement depuis IFS
- Ouverture de l’interface Armony – « choix du type de frais » > la page ouverte reprend quelques informations de la feuille de frais depuis laquelle le menu a été lancé. Un champ « type de frais » va déclencher le rafraîchissement de la page en fonction de l’option sélectionnée.
- « Type de frais non-kilométriques » : la sélection des frais non-kilométriques permet de charger un fichier/prendre une photo d’une note de frais.
- « Type de frais kilométriques » : le champ qui permettait initialement de charger une image est remplacé par des champs spécifiques, qui vont guider la sélection de l’adresse de départ et celle d’arrivée.
- Visualisation des résultats avant injection
- Pour les frais non-kilométriques, l’utilisateur voit le menu reprenant les informations principales (nom, type de frais, date, prix, TVA) et l’image importée.
- Pour les frais kilométriques, l’utilisateur peut visualiser le résultat de l’océrisation et/ou du calcul kilométrique. Il a aussi la possibilité de modifier certaines valeurs avant qu’elles soient injectées dans IFS.
- Injection dans IFS
- Chargement dans la GED IFS à une fois les lignes de frais (kilométriques ou non) créées, la note de frais scannée ou la carte associée à l’itinéraire est automatiquement chargée dans la GED IFS et rattachée à la ligne.
Les résultats
Armony Solution a permis à notre client de réaliser de grandes économies de temps tout en simplifiant considérablement le processus manuel des notes de frais.
Les avantages concrets sont les suivants :
Éviter les erreurs de saisie et de calcul
via l’automatisation du calcul des indemnités kilométriques,
Simplifier la gestion
des notes de frais.
Création de 20 lignes
de notes de frais par jour (auparavant 16 par jour en moyenne les 12 mois précédant notre intervention).
200 personnes
pouvant bénéficier de l’automatisation du
calcul kilométrique.
En résumé, ce cas client témoigne de la puissance d’Armony Solution, qui a permis de réduire considérablement les erreurs de saisies et la perte de temps sur les saisies de notes de frais et des calculs de frais kilométriques.
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